Privacy policy: We protect your information at Kikoto

1. Data of the person responsible for the treatment

In accordance with Regulation 2016/679, of April 27, on the Protection of Personal Data and Organic Law 3/2018, of December 5, on the Protection of Personal Data and Guarantee of Digital Rights, the basic data of the Data Controller are as follows:

• Data controller: Inversiones Turísticas del Estrecho S.L.
• NIF: B-51041689
• Mailing address: C. Delgado Serrano 1 3 C, 51001 Ceuta, Spain
• Email: contacto@kikoto.es
• Registered trademark: Kikoto

2. Personal data

Access to this website is free and unrestricted. The completion of personal data will be treated with the utmost confidentiality. The data provided by the user will be included in our automated records of personal data processing and processed in accordance with Regulation 2016/679, of April 27, on the Protection of Personal Data, and Organic Law 3/2018, of December 5, on the Protection of Personal Data and guarantee of digital rights.

3. Purpose of the data

In accordance with data protection regulations, the data collected in Kikoto will only be collected, processed, and used for lawful and legitimate purposes, which we inform you about.

The collection of this personal data is intended, in the event of contracting the services offered in relation to telematic sales services for national and international ferry ticket reservations, to maintain the contractual relationship, as well as the management, administration, information, provision and improvement of the service through our website.

4. Security measures

Kikoto undertakes to comply with the duty of secrecy of such data, as well as to treat them with confidentiality, assuming the necessary measures to prevent their alteration, loss, treatment, or unauthorized access, as provided for in Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council, of 27 April 2016, on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and in Organic Law 3/2018, of 5 December, on the Protection of Personal Data and Guarantee of Digital Rights.

5. Data retention period

The data processing will be maintained for the time necessary to fulfill contractual and legal obligations, or until the right to erasure and/or limitation of data processing is exercised. In any case, they may remain closed and blocked indefinitely.

6. Exercise of rights

In accordance with the provisions of the GDPR (EU) 2016/679, you can exercise your rights of access, rectification, erasure, restriction, portability, and objection before the entity, and even, if necessary, before a Supervisory Authority (in this case, the Spanish Data Protection Agency, as the Lead Authority):

• Right of access (Art. 15 GDPR): "The data subject shall have the right to obtain from the controller confirmation as to whether or not personal data concerning him or her are being processed (...)"
• Right to rectification (Art. 16 GDPR): "The data subject shall have the right to obtain from the controller without undue delay the rectification of inaccurate personal data concerning him or her. Taking into account the purposes of the processing, the data subject shall have the right to have incomplete personal data completed, including by means of providing a supplementary statement"
• Right to erasure or "right to be forgotten" (Art. 17 GDPR): "The data subject shall have the right to obtain from the controller the erasure of personal data concerning him or her without undue delay (...)"
• Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR): "The data subject shall have the right to obtain from the controller restriction of processing where one of the following applies (...)"
• Right to data portability (Art. 20 GDPR): "The data subject shall have the right to receive the personal data concerning him or her, which he or she has provided to a controller, in a structured, commonly used and machine-readable format and have the right to transmit those data to another controller without hindrance from the controller to which the personal data have been provided (...)"
• Right to object (Art. 21 GDPR): "The data subject shall have the right to object, on grounds relating to his or her particular situation, at any time to processing of personal data concerning him or her (...)"

7. Applicable regulations

The basic regulations to be taken into account by service providers through websites are as follows:

• Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation).
• Organic Law on the Protection of Personal Data and Guarantee of Digital Rights (LOPDGDD) adapts Spanish law to the model established by the General Data Protection Regulation (GDPR), introducing innovations through the development of matters contained therein.

8. Conflict resolution platform

In accordance with art. 14.1. of Regulation (EU) 524/213 of the European Parliament and of the Council, of May 21, 2013, on online dispute resolution in consumer matters and amending Regulation (EC) 2006/2004 and Directive 2009/22/EC (Regulation on online dispute resolution in consumer matters), the website makes available to consumers, if necessary, the online dispute resolution platform: https://ec.europa.eu/consumers/odr.

9. Applicable law and jurisdiction

The applicable law in the event of a dispute or conflict of interpretation of the terms that make up this privacy policy and legal notice, as well as any matter related to the services of this website, shall be Spanish law. The parties, in accordance with Royal Legislative Decree 1/2007, of 16 November, approving the revised text of the General Law for the Defence of Consumers and Users and other complementary laws, submit to the Courts and Tribunals of the consumer's place of residence.

10. Modifications to the privacy policy

Kikoto reserves the right to modify its data protection policy in accordance with its criteria, or due to a legislative change, case law or business practice. If Kikoto introduces a modification, the new text will be published on this website, where the user can become aware of the data protection policy. In any case, the relationship with the users will be governed by the rules provided at the precise moment when the Website is accessed.

11. Questions about the privacy policy

If you have any questions or concerns about our Privacy Policy or want to exercise any right or action regarding your personal data, please contact us through the following email address contacto@kikoto.es.

12. Contactos profesionales de empresas

Este apartado se aplica a las personas que trabajan en empresas y organizaciones con las que Kikoto mantiene o quiere iniciar una relación comercial: agencias de viajes, mayoristas, touroperadores, agencias online, empresas de tecnología turística, integradores, colaboradores, empresas, clubes deportivos e instituciones. El responsable del tratamiento es el indicado en el apartado 1, y para cualquier cuestión puede escribir a contacto@kikoto.es.

12.1. Qué datos tratamos

• Datos de contacto profesional: nombre y apellidos, cargo, departamento, empresa, correo electrónico, teléfono y WhatsApp profesionales, y el enlace a su perfil profesional público.
• Las comunicaciones con nuestro equipo: correos electrónicos y sus adjuntos, mensajes de WhatsApp de carácter comercial y notas de llamadas, visitas y reuniones.
• Las reuniones: fecha, participantes, título, enlace de la videollamada y lo que nuestro equipo registra como resultado (acuerdos, próximos pasos y compromisos).
• Sus preferencias: si nos ha pedido que no le enviemos comunicaciones y si ha dado o retirado su consentimiento para recibir publicidad.

No tratamos categorías especiales de datos.

12.2. De dónde obtenemos sus datos

• De usted, cuando nos escribe, rellena un formulario de nuestra web, nos entrega su tarjeta o se reúne con nosotros, también en ferias y eventos del sector.
• De su empresa o de sus compañeros, cuando nos indican con quién debemos tratar.
• De colaboradores y plataformas con los que trabajamos, y de quien nos recomienda contactar con su empresa.
• De fuentes públicas: la web de su empresa y la información que muestran públicamente los buscadores de internet, incluidos los resultados públicos de LinkedIn. De estas fuentes solo tomamos datos profesionales: su cargo, su empresa y el enlace a su perfil profesional.
• De la herramienta de gestión comercial que usábamos antes, cuyos datos hemos trasladado a la actual.

12.3. Para qué los usamos

• Gestionar la relación comercial con su empresa: presentarle nuestros servicios, preparar y hacer el seguimiento de propuestas, contratos e integraciones técnicas, y atenderle.
• Organizar las reuniones (invitación por calendario y videollamada) y registrar lo acordado en ellas.
• Guardar en el historial de su empresa las comunicaciones con nuestro equipo, para que quien le atienda conozca los antecedentes.
• Ayudar a nuestro equipo con herramientas de inteligencia artificial (apartado 12.6).
• Respetar sus preferencias: si nos pide que no le escribamos, nuestro sistema lo impide.

12.4. Base jurídica

• Nuestro interés legítimo en mantener y desarrollar relaciones comerciales con empresas (art. 6.1.f del RGPD). Para los datos de contacto de quienes trabajan en una empresa, el art. 19 de la LOPDGDD presume este interés cuando se usan solo para localizarle profesionalmente y mantener la relación con su empresa. Puede oponerse en cualquier momento (apartado 12.8).
• Cuando su empresa es cliente, además, el cumplimiento de nuestras obligaciones legales, mercantiles y fiscales (art. 6.1.c del RGPD).
• Su consentimiento, cuando nos autoriza a enviarle publicidad. Puede retirarlo cuando quiera.

12.5. A quién comunicamos sus datos

No vendemos sus datos ni los cedemos a terceros para sus propios fines. Pueden acceder a ellos:

• Los proveedores que nos prestan servicios tecnológicos, con contrato y siguiendo nuestras instrucciones: el alojamiento de nuestros sistemas y de nuestro correo corporativo, y OpenAI (servicios de inteligencia artificial, apartado 12.6).
• Google, cuando le invitamos a una reunión: recibe su nombre, su correo electrónico y los datos de la reunión para gestionar el calendario y la videollamada (Google Calendar y Google Meet), y los trata conforme a su propia política de privacidad.
• WhatsApp (Meta), si se comunica con nosotros por ese medio, conforme a sus propias condiciones.
• Las administraciones públicas, juzgados y tribunales, cuando la ley nos obligue.

OpenAI y Google pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo, en Estados Unidos. Estas transferencias se amparan en la decisión de adecuación del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., al que está adherida Google LLC, o en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea (art. 46 del RGPD).

12.6. Inteligencia artificial

Nuestro equipo usa herramientas de inteligencia artificial de OpenAI para redactar borradores de correo, proponer respuestas, traducir mensajes, resumir conversaciones, preparar reuniones y buscar información pública de empresas y de cargos profesionales. En cada tarea solo se envía la información necesaria para hacerla. Todo lo que propone la inteligencia artificial lo revisa una persona antes de usarlo: no toma decisiones sobre usted ni le envía nada, y no hay decisiones automatizadas que le afecten. OpenAI no usa estos datos para entrenar sus modelos.

Asistente en reuniones. Si nuestro comercial usa el asistente en una videollamada con usted, se lo dirá al empezar y lo pondrá en el chat de la reunión. Mientras dura, lo que se dice se transcribe con OpenAI para sugerir al comercial preguntas y respuestas y, si él lo pide al terminar, un resumen. Ni el audio ni la transcripción se guardan en nuestros sistemas: solo guardamos el resumen, los acuerdos, las tareas y los datos de su empresa que el comercial revisa y decide registrar. La transcripción puede contener errores, y el asistente no analiza emociones. Puede pedir que se apague en cualquier momento.

12.7. Cuánto tiempo los conservamos

• Mientras dure la relación comercial con su empresa. La consideramos terminada cuando su empresa no es cliente y pasan dos años sin ningún contacto con ella y sin propuestas, contratos ni integraciones en curso.
• Terminada la relación, los conservamos durante los plazos que fija la ley para atender posibles responsabilidades: seis años si su empresa ha sido cliente (art. 30 del Código de Comercio) y tres años si no lo ha sido. Después los suprimimos.
• Del asistente en reuniones no se guardan ni el audio ni la transcripción. De cada uso queda solo un registro técnico, sin nada de lo que se dijo (quién lo activó, en qué reunión y cuándo), como constancia de que se informó a los participantes. OpenAI puede conservar hasta 30 días registros técnicos para vigilar el uso indebido de su servicio.
• Si se opone a que le contactemos, le damos de baja y dejamos de escribirle. Si pide la supresión, anonimizamos sus datos, salvo los que la ley nos obligue a conservar, y guardamos únicamente una huella de su dirección de correo electrónico, que no permite recuperarla y solo sirve para no volver a darle de alta ni escribirle.

12.8. Sus derechos

Puede ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad escribiendo a contacto@kikoto.es. En particular, puede oponerse a que le contactemos: le daremos de baja y nuestro sistema impedirá que se le escriba. Si considera que no hemos tratado bien sus datos, puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).